Añadir contacto
Cómo crear un contacto en Ciertto y qué guarda su ficha: tipo y estado, datos de contacto, configuración fiscal e histórico de todo lo que habéis hablado.
Te escribe alguien por Instagram preguntando por tus servicios. Le contestas, quedáis en hablar la semana que viene y te lo apuntas en una nota del móvil. Tres semanas después no recuerdas ni cómo se llamaba, ni de qué hablasteis, ni si le mandaste precio.
Un contacto en Ciertto es esa persona con todo lo que ha pasado entre vosotras: los presupuestos, las facturas, los proyectos, las llamadas y lo que quedasteis en hacer.
Tres formas de crear uno
Desde Contactos, con el botón «Nuevo contacto». Es la ficha completa, para cuando te vas a sentar a rellenarla.
Desde el dashboard, en acciones rápidas. Te pide nombre, empresa y email, y sigues con lo que estabas haciendo. Luego completas cuando toque.
Importando un CSV, si vienes de otra herramienta o de una hoja de cálculo. Reconoce las cabeceras solo y no duplica: si un contacto ya está, lo actualiza en vez de crearlo otra vez.
Lo único obligatorio es el nombre. Todo lo demás lo puedes ir rellenando después.
Tipo y estado: las dos etiquetas que mandan
Cada contacto tiene un tipo, que dice qué es esa persona para ti: cliente, proveedor o colaborador.
Y un estado, que dice por dónde va la relación:
Lead. Ha mostrado interés, poco más.
Prospecto. Estáis hablando en serio, hay negociación.
Cliente activo. Ya te ha comprado y sigue contigo.
Cliente inactivo. Estuvo, ya no. Queda archivado, sin perder nada.
Cada vez que cambias el estado, Ciertto lo apunta en el historial del contacto con su fecha. Con el tiempo eso te dice cuánto tardas de media en convertir a alguien, que es un número que conviene mirar. Te lo cuento en los estados del CRM, de lead a cliente.
Qué guarda la ficha
En la pestaña de Datos están los campos del día a día: nombre, nombre de pila, email, teléfono, web, Instagram, empresa, origen, prioridad, próximo paso, sector y etiquetas.
Tres que merecen un momento:
Nombre de pila. Es el que se usa al personalizar los emails, para que no te salga «Hola, Marta Ortega Ruiz».
Origen. De dónde te llegó esa persona. Si lo rellenas siempre, en unos meses sabes qué canal te trae clientes de verdad y cuál solo te trae ruido.
Próximo paso. Qué toca con esa persona. Es lo que evita el «tenía que haberle escrito hace dos semanas».
Si rellenas la web o el Instagram, aparece un icono al lado del campo para abrirlos directamente. Va bien para echar un vistazo rápido antes de una reunión.
La pestaña de facturación
Esta es la que ahorra tiempo después. Guardas el nombre fiscal o razón social, el NIF o CIF, la dirección fiscal y, sobre todo, dos cosas:
El tipo de cliente: particular en España, autónomo en España, empresa en España, cliente de la UE o cliente de fuera de la UE.
Los impuestos que le aplican: IVA, IRPF, IGIC o IPSI.
Lo rellenas una vez y a partir de ahí cada presupuesto y cada factura de esa persona salen con sus impuestos ya calculados. Sin acordarte cada vez de si a esta clienta le retenías IRPF o de si aquella está en Canarias. Lo tienes ampliado en configura los datos fiscales para facturar en automático.
El resto de pestañas
Según vayas trabajando con esa persona se van llenando solas: servicios contratados, proyectos, seguimientos de venta, respuestas a tus formularios, reservas, notas, métricas (total facturado, ticket medio, rentabilidad) y comunicaciones, que es el histórico de llamadas, reuniones y correos.
Las pestañas siguen a los módulos que tengas activos. Si desactivas uno en Ajustes, su pestaña desaparece de la ficha, y al volver a activarlo reaparece con todo lo que había dentro.
Guardar
Un contacto nuevo se crea con el botón Guardar contacto.
Uno que ya existe se guarda solo: en cuanto dejas de escribir, los cambios quedan. Y si cierras la ficha o te vas a un presupuesto en mitad de la edición, también. Ahí el botón de guardar sirve para guardar y cerrar.
Sin abrir la ficha entera
Desde el listado puedes abrir la vista previa lateral de un contacto y registrar una nota, una llamada, una reunión o un hito con un clic. Para apuntar «la he llamado y me pide propuesta para el martes» no hace falta abrir la ficha completa.
Si borras uno
Al pie de la ficha tienes Eliminar contacto. Te pide confirmación y lo manda a la papelera, donde puedes recuperarlo durante 30 días. Pasado ese plazo se elimina definitivamente.
Si ese contacto estaba enlazado con MailerLite, además te pregunta si quieres borrarlo también allí.
Nota
Si necesitas guardar algo que no encaja en ningún campo (una talla, una fecha de renovación, el número de colegiada), puedes crear campos personalizados desde Ajustes. Aparecen en la pestaña «Más datos» y sirven también para filtrar y para sacar columnas en el listado.
Sigue por aquí
Cómo conectar Gmail para ver tus correos y ver el histórico de emails de cada cliente.
Qué es un CRM y para qué sirve, si todavía te suena a palabra rara.