Configura los datos fiscales para facturar en automático

Te sientas a hacer la factura del mes y empieza la búsqueda: el NIF está en un correo de hace medio año, la dirección en otro, y no recuerdas si a esta clienta le aplicabas retención. Media hora por factura, y encima con el miedo a colar un dato mal.

Eso se rellena una vez. A partir de ahí eliges al cliente y el documento sale con sus datos y sus impuestos ya puestos.

Son dos sitios distintos

Conviene tenerlo claro desde el principio, porque es donde más gente se atasca:

• Tus datos, los de quien emite, están en Ajustes, en Negocio, en «Fiscal y facturación».

• Los datos de cada cliente están en su ficha, en la pestaña «Facturación».

Hacen falta los dos. Con solo uno de los lados, los documentos salen a medias.

Tus datos como emisora

En Ajustes, en «Datos fiscales de la empresa», guardas tu nombre legal o razón social, el NIF o CIF, y la dirección completa con ciudad, código postal, provincia y país.

Esos datos salen en la cabecera de tus presupuestos, en el PDF que se descarga tu cliente y en la página desde la que te lo acepta. Si los dejas en blanco, tu cliente recibe el presupuesto sin ellos.

Por eso, cuando creas un presupuesto y todavía no los has rellenado, aparece el aviso de «Completar mis datos». Ese aviso es un atajo: te lleva directamente a esta sección.

Impuestos y retenciones

Justo debajo tienes cuatro porcentajes:

• IVA (Península).

• IGIC (Canarias).

• IPSI (Ceuta y Melilla).

• Retención de IRPF.

Son los tipos que se aplican por defecto a las líneas nuevas de tus facturas y presupuestos. La ventaja de tenerlos aquí es que si alguno cambia, lo tocas en un sitio y no documento a documento.

Cómo quieres que te paguen

En esta misma sección están los datos de cobro, y cada uno lleva su propio interruptor:

• Cuenta bancaria: titular, IBAN y BIC o SWIFT. Con el interruptor «Mostrar la cuenta bancaria en los presupuestos» activado, esos datos salen al pie, en el bloque de formas de pago, tanto en el PDF como en la página que abre tu cliente. Viene desactivado, así que si no lo enciendes no se enseñan en ningún sitio.

• PayPal: va en su propio bloque y con su propio interruptor, «Mostrar PayPal en los presupuestos». Puedes tener la cuenta guardada y decidir aparte si se muestra.

El pago con tarjeta no se configura aquí. Se activa presupuesto a presupuesto con la opción «Permitir pago online» y necesita que tengas Stripe conectado.

Los datos de cada cliente

En la ficha del contacto, pestaña «Facturación», tienes:

• Nombre fiscal o razón social. Es un campo aparte del nombre normal, porque no siempre coinciden. Tú la tienes guardada como «Marta Ortega» y factura como «Ortega Consultoría SL».

• NIF o CIF.

• Tipo de cliente: particular en España, autónomo en España, empresa en España, cliente de la UE o cliente de fuera de la UE.

• VAT intracomunitario, para los clientes de la UE que lo tengan.

• Impuestos que le aplican: IVA, IRPF, IGIC e IPSI. Marcas los que le correspondan a esa persona.

• Dirección fiscal.

• Marca preferida, si trabajas con varias marcas y quieres que sus documentos salgan siempre con una en concreto.

Esa combinación de impuestos es la que se aplica cada vez que le haces un presupuesto o una factura. Ahí está el ahorro real: no vuelves a pararte a pensar si a esta le retenías o a aquella le tocaba IGIC.

Sigue por aquí

• Añadir contacto, donde vive la pestaña de facturación.

• Crea propuestas ganadoras en segundos y compártelas con un enlace.

• Factura o proforma, cuándo usar cada una.

• Enviar facturas por email y hacerles seguimiento.