Factura o proforma: cuándo usar cada una
La proforma no genera impuestos y la factura sí, aunque no hayas cobrado. Cómo se numeran por separado y cómo se convierte una en otra.
Tu clienta te dice que sí y te pide «algo con el importe» para tramitar el pago. Y ahí dudas: ¿le mandas ya la factura o le mandas otra cosa?
La diferencia no es de formato, es de consecuencias. Una factura emitida es un impuesto que ya debes, la hayas cobrado o no.
La proforma
Es una propuesta con pinta de factura. Lleva los mismos datos, los mismos conceptos y el mismo total, pero no es un documento fiscal: no genera IVA ni entra en tu trimestre.
Sirve para lo que sirve un documento formal antes de cobrar: que te aprueben el gasto, que te tramiten una transferencia o que te confirmen que el importe es el hablado.
La factura
Esta sí cuenta. En cuanto la emites entra en tus registros y en la liquidación del trimestre, aunque el dinero no haya llegado a tu cuenta. Por eso conviene emitirla cuando el trabajo está entregado o el cobro está hecho, y no antes «por si acaso».
Cómo se pasa de una a otra
En Ciertto, cada tipo lleva su propia numeración: las proformas van por un lado y las facturas por otro, así que la numeración de tus facturas no se rompe.
Cuando llegue el momento de facturar, la proforma tiene su botón para convertirla en factura. Lo que pasa entonces:
Se crea una factura nueva con todos los datos ya copiados: cliente, conceptos, importes e impuestos.
Le toca el siguiente número de tu serie de facturas.
La proforma original se queda marcada como convertida, para que sepas que ya se facturó y no la mandes dos veces.
Cuándo usar cada una
Trabajo por adelantado o con anticipo: proforma para que te paguen y factura cuando el dinero esté. Trabajo ya entregado: factura directamente. Y si tu clienta es una empresa con departamento de compras, casi siempre te van a pedir la proforma antes, así que mejor tenerla preparada.
Nota
Ciertto genera estos documentos para tu día a día, pero no es un sistema de facturación certificado. Si necesitas emitir facturas conformes a VeriFactu, eso lo hace tu programa de facturación. Te lo explico en facturación y VeriFactu.
Sigue por aquí
Facturación y presupuestos, el módulo completo.
Enviar facturas por email y hacerles seguimiento, una vez decidido cuál emites.
Configura los datos fiscales, lo que hace que salgan bien.
Borrador trimestral de impuestos, donde acaban contando tus facturas.
Qué es una factura proforma y cuándo usarla, con lo que debe llevar.