Seguimientos: gestiona tus oportunidades de venta

Una de las cosas que más me costaba antes de crear Ciertto era no perder de vista en qué punto estaba cada conversación de venta. Tenía los contactos en un sitio, las propuestas en otro y los seguimientos en mi cabeza. Fatal.

Por eso añadimos Seguimientos: un tablero Kanban donde puedes ver de un vistazo cada oportunidad de venta, en qué etapa está y cuánto dinero potencial tienes en juego.

Qué es una secuencia

Una secuencia es un pipeline de ventas personalizado para cada tipo de servicio que ofreces. Por ejemplo, puedes tener una secuencia para "Diseño web", otra para "Mantenimiento" y otra para "Instagram". Cada una puede tener sus propias etapas, adaptadas a cómo funciona ese proceso en tu negocio.

Al entrar en Seguimientos, verás las secuencias que hayas creado como pestañas en la parte superior. Solo tienes que hacer clic en la que quieras gestionar. Y si no has creado aún ninguna, podrás crear la primera en sólo un clic.

Las etapas del tablero

Cada secuencia tiene columnas que representan las etapas del proceso. Por defecto, Ciertto crea estas cinco:

Nuevo contacto — alguien que ha mostrado interés pero aún no has hablado con él/ella en profundidad.
En conversación — estáis en contacto activo: llamadas, mensajes, reuniones.
Propuesta enviada — les has mandado presupuesto y estás esperando respuesta.
Ganado — ¡cerrado! El cliente ha dicho que sí.
Perdido — no salió. Sin drama, pero queda registrado para aprender.

Puedes personalizar estas etapas completamente: cambiar el nombre, el color, el orden o añadir las que necesites.

Cómo crear un seguimiento

Haz clic en el botón Nuevo seguimiento (arriba a la derecha) o en el botón + Añadir seguimiento que aparece en las columnas vacías.

El formulario te pide:

Contacto — busca entre tus contactos del CRM. El nombre y empresa se guardan automáticamente.
Secuencia — en qué pipeline va esta oportunidad.
Etapa — dónde empieza en el tablero.
Título — una descripción breve de la oportunidad. Ej: "Rediseño web corporativa".
Valor estimado — cuánto podría valer el proyecto en euros.
Probabilidad — del 0 al 100%, cuántas posibilidades hay de cerrarlo. Ciertto usa esto para calcular el forecast.
Fecha estimada de cierre — cuándo esperas que se decida. Las tarjetas te avisarán visualmente cuando se acerque o venza.
Origen — de dónde vino el lead: Instagram, web, referido, evento…
Notas — cualquier contexto que necesites recordar.

Mover tarjetas entre etapas

Arrastra y suelta cualquier tarjeta de una columna a otra. El cambio se guarda solo. Si mueves una tarjeta a la columna "Ganado" o "Perdido", el seguimiento se cerrará automáticamente.

También puedes marcar una oportunidad como ganada o perdida directamente desde la tarjeta, sin moverla: al pasar el cursor por encima, aparecen los botones de trofeo (ganado) y X (perdido) en la esquina superior derecha.

Las métricas del pipeline

Encima del tablero tienes una barra con cuatro cifras que se actualizan en tiempo real:

Activos — cuántos seguimientos abiertos tienes en esa secuencia.
Valor pipeline — la suma del valor estimado de todas las oportunidades abiertas.
Forecast — valor pipeline ponderado por probabilidad. Si tienes una oportunidad de 2.000€ al 50%, cuenta como 1.000€ en el forecast.
Ganados — cuántos has cerrado con éxito en esa secuencia.

Ver oportunidades cerradas

Por defecto el tablero muestra solo los seguimientos activos. Si quieres ver los ganados y perdidos, haz clic en el botón Ver cerrados (arriba a la derecha del tablero). Para volver a la vista activa, haz clic en Ver activos.

Crear y personalizar secuencias

Haz clic en Nueva secuencia para crear un pipeline nuevo. Puedes ponerle nombre, descripción y definir las etapas que necesitas: nombre, color y tipo (normal, ganado o perdido).

Para editar una secuencia existente, pasa el cursor sobre su pestaña y haz clic en el icono de configuración que aparece. Desde ahí puedes cambiar todo: nombre, descripción, colores y etapas.

Si quieres eliminar una secuencia, el botón de papelera aparece también al hacer hover sobre la pestaña. Ten en cuenta que al eliminar una secuencia se eliminan también todos sus seguimientos.

Algunos usos que le doy

Lo que más me gusta de Seguimientos es que puedo ver en un golpe de vista si tengo el embudo lleno o vacío. Si la columna "Propuesta enviada" está a tope pero "Nuevo contacto" está vacía, sé que pronto tendré un hueco y es momento de salir a buscar leads. Es información que antes tenía que deducir, y ahora está delante de mí sin esfuerzo.

Necesitan atención

Esta vista (accesible desde el menú superior de Seguimientos) agrupa automáticamente todas las oportunidades que requieren acción inmediata, independientemente de en qué secuencia estén:

Estancadas — llevan varios días sin cambiar de etapa.
Próximo paso vencido — la acción que tenías pendiente ya debería haberse hecho.

Úsala como tu lista de tareas de ventas pendientes. Desde cada entrada puedes abrir el seguimiento y actualizarlo directamente.

Métricas de ventas

La pestaña Métricas ofrece una visión global de tu rendimiento comercial:

KPIs globales — total de seguimientos activos, ganados y perdidos, y el valor acumulado.
Tabla por pipeline — para cada secuencia: número de oportunidades, tasa de conversión, valor medio de las ganadas y tiempo medio hasta el cierre.
Motivos de pérdida — al marcar un seguimiento como perdido, Ciertto te pide el motivo. Aquí puedes ver cuáles se repiten más para detectar patrones y mejorar tu proceso.

Integración con contactos

Cada seguimiento está vinculado a un contacto de tu CRM. Desde la ficha de cualquier contacto tienes una pestaña Seguimientos activos que muestra todas las oportunidades abiertas con esa persona, en qué etapa están y cuál es el próximo paso.

Convertir leads de formularios en seguimientos

Si utilizas los formularios de Ciertto para captar leads, puedes convertir una respuesta directamente en un seguimiento sin teclear nada dos veces. Ve a Formularios → Respuestas, abre la respuesta que te interese y pulsa Convertir a CRM. Ciertto crea el contacto y el seguimiento en el pipeline que elijas con un solo clic.