Abres el día con veinte cosas en la cabeza, una lista de tareas que no se acaba nunca y la sensación de que, hagas lo que hagas, siempre se queda algo sin hacer. Y por la noche acabas reventada, pero sin saber muy bien en qué se te ha ido el día.
Organizar bien tus tareas te da algo muy concreto: tener claro qué toca ahora y poder olvidarte del resto sin miedo a que se te escape. Te cuento cómo lo hago, en cuatro pasos que puedes empezar hoy mismo.
1. Saca todo de la cabeza
Lo primero es vaciar. Coge todo lo que llevas dando vueltas (tareas, recados, ideas, ese correo que tienes que contestar) y ponlo en un sitio. Da igual el orden ni lo bonito que quede.
El objetivo es dejar de usar la cabeza como almacén. Ahí dentro las cosas ni se hacen ni se olvidan: solo dan vueltas y te cansan.
2. Separa lo urgente de lo importante
Con todo fuera, toca priorizar. Un truco que funciona muy bien: mira cada tarea y pregúntate dos cosas. ¿Es urgente, hay que hacerla ya? ¿Es importante, mueve de verdad tu negocio? No es lo mismo, y mezclarlas es lo que hace que vivas apagando fuegos.
Urgente e importante: hazlo hoy.
Importante pero no urgente: ponle fecha. Aquí está tu negocio de verdad.
Urgente pero no importante: hazlo rápido o delégalo.
Ni urgente ni importante: fuera de la lista.
3. Elige tus 3 tareas del día
De toda la lista, elige tres. Solo tres. Las que, si las haces hoy, te dejan tranquila aunque no toques nada más. El resto sigue apuntado y no se va a ningún sitio, así que puedes soltarlo con tranquilidad.
4. Agrupa por proyecto y por cliente
Una tarea suelta es ruido. Esa misma tarea dentro de su proyecto y su cliente tiene sentido: sabes para qué es, qué va antes y qué va después. Agrupar así te quita la sensación de lista infinita y te la cambia por «esto es lo de este cliente».
De la lista de papel a una herramienta
Una libreta o una nota del móvil te valen para empezar. El problema llega cuando llevas varios proyectos: el papel no te avisa, no se conecta con tus clientes y acabas reescribiendo la lista cada dos días.
En Ciertto tus tareas viven con sus proyectos y sus clientes, te enseñan lo que toca hoy y no se pierden por el camino. Te lo enseño aquí: gestor de tareas.
Para llevarlo a la práctica, en la guía tienes cómo apuntar una tarea en dos segundos, cómo elegir tus focos del día, cómo ponerles fecha para que te avisen y cómo reservarles hueco en el calendario.
Empieza hoy mismo: vacía la cabeza, separa lo urgente de lo importante y elige tus tres tareas. Vas a trabajar más tranquila y a terminar el día sabiendo que has hecho lo que de verdad importaba.