Apuntar una tarea en dos segundos
La barra de captura rápida de Tareas: escribes, pulsas Enter y sigues con lo tuyo. Ya la ordenarás luego.
Estás en mitad de una llamada y tu clienta te pide una cosa. Lo apuntas en un pósit, en las notas del móvil o en el margen de un cuaderno. Si eso no acaba esta misma tarde en el mismo sitio que el resto, se pierde.
El truco no es tener el mejor sistema: es que apuntar cueste tan poco que lo hagas siempre.
La barra de arriba
En la pantalla de Tareas, lo primero que tienes es una barra que pone «añade una tarea rápidamente». Escribes el título, pulsas Enter y ya está creada. El campo se vacía y el cursor sigue ahí, así que puedes soltar cuatro cosas seguidas sin tocar el ratón.
Cada tarea así creada nace con lo mínimo:
Estado pendiente.
Prioridad media.
Sin proyecto y sin fecha, para que no te frene el tener que decidirlo ahora.
Media hora de estimación, que luego ajustas si hace falta.
También tienes la caja de captura en el dashboard, junto a las acciones rápidas, para cuando la idea te llega mientras mirabas otra cosa.
Escribe la acción, no el tema
«Marta» no te dice nada mañana. «Mandar a Marta el presupuesto de la web» se hace en cinco minutos porque ya sabes qué es. Cuesta lo mismo escribirlo entero ahora que descifrarlo después.
Ordenar luego, no ahora
Capturar y organizar son dos momentos distintos, y mezclarlos es lo que hace que dejes de apuntar. Deja que se acumulen durante el día y al final, o el lunes por la mañana, repasas: proyecto, fecha y prioridad a las que lo necesiten, y fuera las que ya no valen.
Sigue por aquí
Gestionar tareas, qué hacer con ellas después.
Cómo filtrar tareas por prioridad o proyecto, para ordenar lo que has ido soltando.
Dividir una tarea grande en subtareas, cuando lo que has apuntado es demasiado gordo.
El dashboard, tu punto de partida, donde está la otra caja de captura.