Crea tu catálogo de servicios y precios
Define una vez cada cosa que vendes, con su nombre, su precio y su tipo de cobro, y úsalo en presupuestos, clientes y proyectos sin volver a improvisar tarifas.
Te escribe alguien pidiendo precio. Abres un presupuesto viejo para copiar cómo llamaste al servicio la última vez, no recuerdas si pusiste 800 o 900, y acabas decidiendo la tarifa sobre la marcha según el día que lleves.
El catálogo de servicios está para que eso deje de pasar. Defines una vez cada cosa que vendes, con su nombre y su precio, y a partir de ahí lo importas en presupuestos, lo asocias a clientes y lo vinculas a proyectos.
Qué guarda cada servicio
Al crear uno te pide esto:
Nombre. Obligatorio. Cómo lo llamas tú, en corto: «Pack mantenimiento premium», «Sesión individual», «Implementación CRM».
URL de la página del servicio. El enlace a donde lo explicas. Si lo rellenas, puedes meterlo en los presupuestos para que tu cliente amplíe información por su cuenta.
Concepto de facturación. El texto que sale en la factura. Aquí va la versión larga y formal.
Precio base. Obligatorio, y sin impuestos.
Horas estimadas. Lo que calculas que te lleva. Sirve para ver después si el servicio te sale a cuenta o se te va de las manos.
Tipo de cobro. Proyecto único, cuota mensual, cuota trimestral o cuota anual.
Descripción interna. Tus notas sobre el alcance: qué entra, qué no entra, con cuántas revisiones. Esto no lo ve el cliente.
Etiquetas. Para agrupar por familias, tipo «SEO», «Web» o «Formación».
El nombre para ti y el nombre para la factura
Son dos campos distintos a propósito, y merece la pena usarlos bien.
En Nombre pones cómo lo llamas en tu cabeza y en tus conversaciones: «Pack mantenimiento premium». Es lo que ves en tu tabla y lo que buscas cuando montas un presupuesto.
En Concepto de facturación pones lo que quieres que lea quien reciba la factura: «Servicios de soporte técnico y actualización web, cuota mensual». Más descriptivo, más formal, y sin nombres internos que fuera no significan nada.
Qué te está contando la tabla
El listado tiene una columna que suele pasar desapercibida y es la más útil:
Activos. Cuántos clientes tienen ese servicio contratado ahora mismo.
Vol. est. El valor anual de esos contratos. Las cuotas mensuales cuentan por 12, las trimestrales por 4, y las anuales y los proyectos únicos por 1.
Un ejemplo. Si tienes tres clientas con una cuota mensual de 150 €, en «Vol. est.» de ese servicio verás 5.400 €. De un vistazo sabes qué parte de tu año depende de cada cosa que vendes.
Puedes ordenar por nombre, tipo de cobro, precio, número de clientes activos o volumen. Ordenar por volumen es la forma más rápida de ver qué te sostiene el negocio y qué te está ocupando tiempo sin aportar demasiado.
Qué puedes hacer con cada servicio
Editarlo.
Escribir a todos los clientes que lo tienen activo, de una vez. Es lo que uso para avisar de una subida de precios o de un cambio en el servicio. Necesitas tener Gmail conectado, y te lo cuento en comunicación masiva por servicio.
Ver su página, si le pusiste URL.
Eliminarlo. Los clientes que ya lo tenían conservan su registro, así que no pierdes el histórico de lo que les vendiste.
El impacto de cada servicio
Cuando abres un servicio para editarlo, a la derecha tienes su ficha de impacto: cuántos clientes lo tienen, el volumen estimado al año, la lista de esos clientes con lo que aporta cada uno y los proyectos vinculados.
Es la pantalla a la que voy antes de tocar un precio. Ahí ves a quién le afecta el cambio y cuánto dinero mueve, y ya decides con eso delante.
Dónde se usa lo que montas aquí
En los presupuestos. Importas el servicio y se rellenan solos el concepto y el precio. Es la diferencia entre tardar diez minutos o cuarenta en mandar una propuesta.
En la ficha de cada cliente. Le asocias los servicios que tiene contratados, con su precio y su periodicidad.
En los proyectos. Vinculas el servicio al proyecto para saber a qué corresponde el trabajo.
El precio va sin impuestos
El precio base se guarda limpio, sin IVA ni retenciones. Los impuestos se calculan después en cada presupuesto o factura, según lo que tenga configurado ese cliente. Si metes el precio con IVA incluido, luego te salen las cuentas dobladas.
Nota
No hace falta que montes el catálogo entero de golpe. Con crear el servicio que más vendes ya empiezas a notar la diferencia en el siguiente presupuesto, y vas añadiendo el resto según te vayan haciendo falta.
Sigue por aquí
Crea propuestas ganadoras en segundos, donde se ve el catálogo en acción.
Comunicación masiva por servicio, para avisar de una subida de precios.
La verdad financiera de tus proyectos, para cruzar las horas estimadas con las reales.