Es 28 de mayo. Has cerrado un buen mes y estás tranquila. Y de repente te acuerdas de que en junio no tienes ningún trabajo confirmado, solo tres presupuestos mandados que no sabes si van a caer.
La pregunta que te haces entonces es siempre la misma: ¿cuánto voy a facturar el mes que viene? Y la respuesta que te das suele ser «pues depende», que no sirve para decidir nada.
El forecast de ventas, que en español se llama previsión de ventas, es justo la herramienta para contestar a eso con un número en vez de con una sensación.
Qué es el forecast de ventas
Es una estimación de cuánto vas a ingresar en un periodo, calculada a partir de las oportunidades que tienes abiertas y de las posibilidades reales que hay de cerrar cada una.
La palabra suena a multinacional con departamento comercial, pero la idea es de andar por casa: si tienes cinco presupuestos en la calle, no vas a cerrar los cinco ni vas a cerrar cero. El forecast pone un número razonable en medio.
La cuenta, con números
Imagina que eres diseñadora y ahora mismo tienes tres presupuestos esperando respuesta:
Una web de 2.000 €. La clienta ya te ha dicho que le encaja y solo falta que lo apruebe su socio. Le pones un 80 % de probabilidad.
Un rediseño de marca de 1.200 €. Habéis hablado dos veces y hay interés, pero también está pidiendo otro presupuesto. Un 50 %.
Un proyecto grande de 3.500 € de alguien que te escribió por Instagram y con quien todavía no has hablado por teléfono. Un 20 %.
Multiplicas cada importe por su probabilidad y los sumas:
2.000 € por 80 % = 1.600 €
1.200 € por 50 % = 600 €
3.500 € por 20 % = 700 €
Tu forecast es de 2.900 €. Encima de la mesa hay 6.700 €, pero lo razonable es contar con 2.900 €. Esa es toda la magia.
Por qué no vale con sumar lo que has presupuestado
Esos 6.700 € también son un dato, y tiene nombre: es el valor de tu pipeline, todo lo que hay abierto. Sirve para saber si estás moviendo mucho o poco.
Lo que no puedes hacer es tomar decisiones con esa cifra. Si te organizas junio contando con 6.700 € y entran 2.000 €, tienes un problema de tesorería que no viste venir. Y si te asustas y cuentas con cero, rechazas trabajo o te metes en un encargo malo por miedo.
De dónde sacas la probabilidad
Aquí es donde la mayoría se atasca, porque parece que hay que adivinar. No hace falta: la probabilidad sale de señales que ya tienes.
La etapa en la que está. No es lo mismo alguien que acaba de escribirte que alguien que ya tiene el presupuesto en la mano.
Si ha abierto el presupuesto. Si lo ha mirado cuatro veces, hay interés. Si no lo ha abierto en diez días, no lo hay.
Si decide esa persona sola o tiene que consultarlo con un socio, una pareja o un jefe.
Si hay fecha. Un «lo quiero para septiembre» vale mucho más que un «ya te digo algo».
Tu propio histórico. Si de cada diez presupuestos que mandas cierras cuatro, tu media es el 40 %, y de ahí subes o bajas según el caso.
Al principio te vas a equivocar. Da igual: en tres meses de apuntarlo ya tienes tu media real, y la media real es mejor que cualquier intuición.
Para qué te sirve de verdad
Esta es la parte que importa, porque un número que no cambia ninguna decisión no sirve para nada. El forecast te ayuda a decidir:
Si te toca salir a buscar. Si el forecast de dentro de dos meses está flojo, lo sabes ahora, que es cuando todavía puedes hacer algo. Buscar clientes con la agenda vacía es tarde y se nota en el precio.
Si puedes decir que no. Con una previsión decente puedes rechazar el encargo que te va a amargar. Sin ella, dices que sí a todo.
Cuándo te vas de vacaciones. Se planifican mucho mejor sabiendo qué mes viene cargado.
Si te puedes permitir ayuda. Contratar a alguien que te eche una mano, aunque sean unas horas al mes, se decide mirando lo que va a entrar, no lo que entró.
Si hay que ajustar precios. Si cierras el 90 % de lo que presupuestas, no es que vendas de maravilla. Probablemente estás barata.
Los fallos más típicos
Cuatro cosas que hacen que la previsión no te sirva:
Ponerlo todo al 90 %. Es lo que hacemos cuando nos ilusionamos. Una previsión optimista es peor que no tener ninguna, porque encima decides con ella.
No cerrar los perdidos. Si arrastras durante meses oportunidades muertas, tu previsión está inflada. Cuando alguien lleva dos meses sin contestar, es un no.
Meter los importes con IVA. El IVA no es tuyo. Trabaja siempre con la base imponible o te vas a llevar un susto.
Olvidarte de la fecha. 3.000 € que se cierran en noviembre no te pagan el alquiler de junio. La previsión va por meses.
Cómo lo calcula Ciertto por ti
Todo esto se puede llevar en una hoja de cálculo, y de hecho yo empecé así. El problema es que hay que acordarse de actualizarla, y esa es justo la parte que se cae en cuanto tienes una semana con trabajo.
En Ciertto lo tienes en el módulo de Seguimientos, que es un tablero donde cada oportunidad es una tarjeta. Cuando la creas le pones el valor estimado y la probabilidad, y arriba del tablero salen las cifras solas:
Valor pipeline, todo lo que tienes abierto.
Forecast, ese valor ponderado por la probabilidad de cada oportunidad.
Activos y ganados, para ver el movimiento.
Se recalcula al mover una tarjeta, así que no hay nada que actualizar a mano. Y en la pestaña de métricas tienes tu tasa de conversión real y los días que tardas de media en cerrar, que son los dos datos con los que dejas de inventarte las probabilidades y empiezas a ponerlas con criterio.
Te lo cuento con capturas y paso a paso en la guía de Seguimientos, y si quieres ver la parte de clientes, en CRM para autónomos.
Por dónde empezar
No montes un sistema enorme. Coge los presupuestos que tienes ahora mismo sin respuesta, ponles a cada uno un importe y un porcentaje a ojo, y suma. Ese número ya es tu previsión de este mes.
La primera vez suele dar un poco de vértigo, sobre todo si sale más bajo de lo que pensabas. Pero es mejor verlo hoy, que todavía puedes mover ficha, que el día 28 del mes que viene.
Y en la guía, cómo crear un presupuesto y cómo ver si el cliente lo ha abierto, que es una de las señales para ajustar la probabilidad.
Si quieres seguir por aquí, te puede venir bien qué es un CRM y para qué te sirve y cómo rechazar un presupuesto sin perder al cliente.