Hace un tiempo se me enfrió una clienta que quería una web completa. Habíamos hablado, le interesaba, y se me quedó la conversación entre otras diez. Cuando fui a escribirle habían pasado tres semanas y ya había contratado a otra persona.
No se me olvidó por despiste. Se me olvidó porque no tenía un sitio donde ver a todos los interesados juntos y saber en qué punto estaba cada uno.
Por qué se enfrían los clientes potenciales
Las consultas no te entran por un sitio. Te llega una por Instagram, otra por correo, otra por el formulario de la web y otra por un mensaje de una clienta que te ha recomendado.
Cada una nace en un lado distinto, y cuando tienes varias a la vez pierdes la cuenta: a quién le mandaste presupuesto, con quién solo cruzaste un primer mensaje, quién lleva quince días sin saber nada de ti.
Y ahí está lo que duele: se te escapan ventas que ya tenías medio hechas.
Lo que funciona hasta que deja de funcionar
Yo lo llevaba en una nota del móvil. Luego en Notion. Luego en la libreta. El nombre, qué necesitaba y en qué punto estábamos.
Con dos o tres conversaciones abiertas, funciona. A partir de diez, se cae. Porque una lista te dice quién hay, pero no te dice a quién le toca hoy, y esa es la única pregunta que importa.
Las cuatro piezas de un seguimiento que aguanta
Un solo sitio. Todos los interesados en la misma pantalla, vengan de donde vengan. Si tienes que mirar en tres sitios, no lo vas a mirar.
Etapas que se vean. Saber si alguien acaba de escribirte o ya tiene el presupuesto encima de la mesa cambia por completo lo que le dices.
Un próximo paso con fecha. Esta es la pieza que lo sostiene todo. Nada de «hacer seguimiento» a secas: «llamarla el martes para resolver dudas».
Un rato fijo a la semana. Media hora para mirar quién necesita atención y escribirle. Sin ese rato, el sistema más bonito del mundo se queda sin usar.
Cómo lo tengo montado
Te lo enseño en tres minutos, con datos de prueba:
Lo llevo en el módulo de Seguimientos de Ciertto, que es la herramienta que he montado para llevar mi propio negocio. Cada cliente potencial es una tarjeta con sus datos y mis notas internas, y esa tarjeta va pasando por etapas:
Nuevo contacto, alguien que acaba de escribirme y con quien todavía no he hablado del proyecto.
En conversación, cuando ya estamos viendo el qué y el cómo.
Propuesta enviada, cuando le he mandado el presupuesto con precio.
Ganado o perdido, que es donde acaba todo.
En cada tarjeta apunto el valor estimado, la probabilidad de que salga adelante y, sobre todo, el próximo paso y su fecha.
Ahí está el cambio de verdad: si esa fecha se me pasa, o si alguien lleva varios días parado en la misma etapa, la tarjeta se pone en rojo y me avisa. Con mirar el color sé a quién le tengo que escribir, sin repasar conversación por conversación.
Ahora entro una vez a la semana, miro quién necesita atención y le escribo. Así he recuperado unas cuantas conversaciones que ya había dado por perdidas.
Y de paso, sabes lo que viene
Cuando cada oportunidad tiene su valor y su probabilidad, además del seguimiento te sale la previsión: cuánto puedes esperar facturar con lo que tienes abierto. Te lo cuento en qué es el forecast de ventas.
Por dónde empezar
No hace falta una herramienta para dar el primer paso. Coge ahora mismo a todas las personas con las que tienes una conversación abierta, ponlas en una lista y escribe al lado de cada una qué te toca hacer y qué día. Con eso ya recuperas la mitad.
Si quieres tenerlo montado y que te avise solo, en la guía te cuento cómo funciona Seguimientos paso a paso, y aquí te enseño el resto: CRM para autónomos.