Si trabajas con clientes, tarde o temprano te topas con la palabra «factura proforma». Suena muy técnico, pero es más sencillo de lo que parece, y bien usada te ahorra más de un malentendido antes de cerrar un trabajo.
Qué es una factura proforma
Una factura proforma es un documento donde le adelantas a tu cliente lo que le vas a cobrar y en qué condiciones, antes de hacer el trabajo y antes de emitir la factura de verdad. Tiene pinta de factura, pero no lo es: no tiene valor fiscal, no se contabiliza y no obliga a pagar. Es un «esto es lo que habría», por escrito y formal.
En qué se diferencia de un presupuesto y de una factura
Los tres documentos se parecen, así que es fácil liarse:
Presupuesto: tu oferta para que el cliente decida. Es lo más informal de los tres.
Factura proforma: más formal y detallada, con la misma información que tendrá la factura final, pero sin valor fiscal.
Factura: el documento legal, con su IVA, que sí cuenta para Hacienda y obliga al pago.
Cuándo te conviene usar una
Cuando el cliente necesita un documento formal para aprobar el gasto por dentro de su empresa.
En ventas al extranjero, para los trámites de aduanas.
Cuando quieres dejar todo cerrado por escrito antes de ponerte a trabajar.
Cuando acordáis un pago por adelantado y todavía no toca emitir la factura.
Qué debe llevar
El título «Factura proforma» bien visible, para que nadie la confunda con una factura.
Tus datos y los del cliente (nombre, NIF y dirección).
La descripción de lo que ofreces, con cantidades y precios.
Las condiciones de pago y hasta cuándo es válida.
La fecha.
Hazla sin complicarte
No hace falta montártela a mano cada vez. En Ciertto puedes crear presupuestos y proformas para tus clientes y guardarlos junto al resto de su ficha, así sabes siempre qué le has enviado y en qué punto está. Te lo enseño aquí: CRM para autónomos.
Si quieres el detalle, en la guía tienes factura o proforma, cuándo usar cada una, cómo crear un presupuesto y cómo mandárselo al cliente con un enlace para que lo acepte desde ahí.
Una proforma bien hecha deja claro lo que va a pasar antes de que pase. Úsala siempre que quieras cerrar condiciones sin compromiso fiscal, y te ahorrarás más de un «pensaba que era otra cosa».