Cómo crear y enviar tu primer presupuesto con tu marca

Te escriben preguntando cuánto cuesta. Abres un documento en blanco, copias los precios de otro presupuesto, lo maquetas como puedes y lo mandas en PDF. Un PDF que no se parece en nada a tu web, ni a tu Instagram, ni a lo que esa persona ha visto de ti antes de escribirte.

La primera propuesta es lo primero que tu cliente ve de cómo trabajas. Y sale mucho mejor cuando lleva tu logo, tus colores y tus condiciones, sin que tengas que montar nada a mano.

Aquí está el recorrido entero, desde una cuenta recién creada hasta el correo enviado. La primera vez son unos veinte minutos porque hay que dejar cuatro cosas configuradas. Los siguientes presupuestos te llevan cinco.

Primero, tu marca en Ajustes

Esta parte se hace una vez y se queda puesta para siempre. Entra en Ajustes, desde tu nombre arriba a la derecha.

Tu logo y tus colores

En la pestaña Negocio, arriba del todo, tienes el bloque de identidad de marca:

• Logotipo principal. El que sale en la cabecera de tus presupuestos, en el PDF y en el portal de tu cliente. Va mejor un PNG o un SVG con el fondo transparente, para que se vea limpio sobre blanco.

• Color primario. El de tu marca. Es el que pinta los botones y los detalles de la página que abre tu cliente.

• Color secundario. El de apoyo, para bordes y botones secundarios.

Los colores se eligen con el cuentagotas o pegando el código hexadecimal, del tipo #546b5c. Si lo tienes apuntado en tu manual de marca, cópialo tal cual y no lo busques a ojo.

Justo al lado tienes una previsualización con tu logo y tus colores puestos, para ver cómo queda antes de que lo vea nadie.

Tus datos fiscales

En la pestaña Fiscal y facturación van tu nombre o razón social, tu NIF y tu dirección. Es lo que aparece en la cabecera del documento, debajo de tu logo.

Si te lo saltas, Ciertto te avisa en cuanto empieces el presupuesto, con un botón para completarlo sin perder lo que llevas escrito. Mejor dejarlo hecho ahora que descubrirlo con el presupuesto a medias. Lo tienes entero en configura los datos fiscales para facturar en automático.

Cómo quieres que te paguen

En esa misma pestaña, más abajo, están tu cuenta bancaria (titular, IBAN y BIC) y tu PayPal. Cada uno con su interruptor para mostrarlo o no en los presupuestos, y vienen apagados.

Enciende lo que uses. Así, al final de la propuesta, tu cliente ve cómo pagarte sin tener que escribirte para pedírtelo.

Tus servicios y tu cliente

Dos cosas más antes del presupuesto, y las dos se hacen en un minuto:

• Un servicio en tu catálogo, con su nombre y su precio. Luego lo añades al presupuesto buscándolo, en vez de escribirlo otra vez. Lo tienes en crea tu catálogo de servicios y precios.

• El contacto, con sus datos fiscales y los impuestos que le aplican. Eso es lo que hace que no tengas que acordarte de si a esta clienta le retienes IRPF o si está en Canarias con IGIC. Lo tienes en añadir contacto.

El presupuesto, paso a paso

En Presupuestos, botón «Nuevo presupuesto». Se abre un panel con el número, la fecha de emisión y la validez ya puestos: el número sigue tu numeración, la fecha es hoy y la validez, quince días. Los tres se cambian.

1. Elige el cliente. Escribe su nombre y sale de tus contactos. Si es alguien nuevo, lo creas ahí mismo. Al seleccionarlo entran su razón social, su NIF, su dirección y sus impuestos.

2. Ponle título. Es opcional y es lo que lee tu cliente, así que «Sesión de fotos para la web de tu marca» le dice bastante más que «PRES-2026-001».

3. Añade los conceptos. Con «Importar servicio» tiras de tu catálogo. Con «Manual» escribes una línea desde cero, para lo que es solo de este trabajo.

4. Ajusta cada línea. Cantidad, precio, descuento e impuestos. Y arrastra para dejar arriba lo importante.

5. Guarda con «Crear presupuesto». A partir de ahí se guarda solo cada dos segundos, así que puedes cerrarlo a mitad y seguir mañana.

Los totales los calcula Ciertto: el IVA suma, el IRPF se resta como retención y el total sale solo. Tienes el detalle de todo lo que se puede montar en crear un presupuesto.

Lo que hace que parezca tuyo

El logo y el color ya los tienes puestos. Estos tres campos son los que terminan de darle tu forma de trabajar:

• Condiciones de aceptación. El texto que va justo encima del botón de aceptar. Los plazos, la forma de pago, la reserva de fecha. Escríbelo una vez en Ajustes y sale por defecto en todos.

• Anexos. Secciones de texto para lo que no cabe en una línea de precio: qué incluye el trabajo, cómo lo haces, qué necesitas de su parte y qué queda fuera. Salen en la página y en el PDF.

• Líneas opcionales. Marca un concepto como opcional y tu cliente lo activa o lo quita desde su página, con el total recalculándose delante de él. Una diseñadora puede dejar la web cerrada y poner como opcionales la sesión de formación y el mantenimiento del primer año, en vez de mandar tres versiones.

Míralo antes de mandarlo

En el listado, cada presupuesto tiene un botón Ver que abre exactamente la misma página que verá tu cliente. Ábrelo la primera vez, aunque sea por curiosidad: ahí ves tu logo colocado, tu color en los botones y tus condiciones en su sitio. Esa apertura no cuenta como suya.

Y con Descargar PDF te llevas el documento tal cual, con tu cabecera y tus datos.

Enviarlo

Tienes dos formas, y las dos valen:

• Enviar por email. Sale desde tu Gmail, con tu dirección de siempre, así que necesitas tener Gmail conectado. Eliges tu plantilla, se rellenan el nombre, el número y el enlace, y se añaden solos el enlace al presupuesto y tu firma. Al mandarlo pasa a «Enviada» con su fecha.

• Copiar enlace. Te lo llevas al portapapeles y lo pegas donde estés hablando con esa persona: un WhatsApp, un mensaje de Instagram, un correo que ya tenías empezado.

El enlace abre la página del presupuesto, que se lee bien en el móvil y termina en un botón de aceptar. Tu cliente no se descarga nada ni se registra en ningún sitio.

Si vas a mandar propuestas a menudo, deja escrito ese correo una sola vez en tus plantillas de email. Es la diferencia entre escribirlo con la cabeza fresca y escribirlo a las ocho de la tarde en tres líneas secas.

Y ahora, a esperar mejor

Aquí es donde se nota lo de no mandar un PDF adjunto:

• Sabes si lo ha abierto, cuántas veces y cuándo fue la última. Cambia bastante el momento de escribir para preguntar qué le ha parecido. Lo tienes en seguimiento de aperturas.

• Acepta con un botón y el presupuesto pasa solo a «Aprobada» en tu panel.

• Si dice que no, Ciertto le pregunta por qué y tú lees el motivo. Lo tienes en rechazar un presupuesto con motivo.

• Si no contesta, puedes dejar activado un recordatorio automático a los días que tú digas.

Para el siguiente

El segundo presupuesto ya no tiene configuración. Eliges cliente, importas servicios y envías. Y si te llega un encargo parecido al de la semana pasada, duplica el anterior y cámbiale lo que haga falta.

Sigue por aquí

• Crear un presupuesto, con todo el detalle de lo que se puede montar dentro.

• Comparte tu presupuesto con un enlace, lo que ve tu cliente al abrirlo.

• Usa plantillas de email para enviar propuestas.

• Integración con Stripe, si quieres que pueda aceptar y pagar del tirón.

• Factura o proforma: cuándo usar cada una, para cuando te digan que sí.

• Ciertto por dentro, en vídeo, el recorrido general por la herramienta.