Enviar facturas por email y seguimiento
Manda la factura desde Ciertto con el PDF adjunto y tu firma, guarda plantillas para no reescribir lo mismo y ten controlado qué facturas has enviado y cuáles no.
Terminas la factura, la descargas, abres Gmail, buscas el correo de la clienta, adjuntas el PDF, escribes otra vez lo mismo de siempre y le das a enviar. Tres minutos por factura. Y a los veinte días, cuando esa factura sigue sin cobrar, ya no te acuerdas de si la llegaste a mandar.
Desde Ciertto es un clic. El correo sale de tu Gmail, con tu firma y con el PDF ya adjunto.
Dónde está el botón
En el listado de Facturación, cada factura tiene un icono de Gmail en su fila. Al pulsarlo se abre la ventana de envío con esa factura ya cargada.
También lo tienes dentro de la factura abierta, abajo, en Enviar por Gmail.
Dos cosas tienen que estar en su sitio para que el icono funcione:
Gmail conectado. Si no lo está, Ciertto te avisa al intentar enviar. Te lo cuento en cómo conectar Gmail.
El contacto con email. Si la ficha no tiene correo, el icono sale apagado y te pone «Cliente sin email».
Lo que Ciertto rellena por ti
El destinatario sale de la ficha del contacto que tenga enlazada esa factura. Va por contacto, nunca buscando por nombre parecido, para que una factura de Marta Ortega no acabe en el correo de Marta Ordóñez. Aun así lo tienes en el campo Para y puedes cambiarlo antes de enviar.
El PDF se adjunta solo:
Si la factura la has hecho en Ciertto, genera el PDF en ese momento con tu perfil de facturación (logo, datos y notas).
Si viene de Holded o la subiste tú, coge ese mismo PDF.
Si por lo que sea no consigue el archivo, no envía a ciegas: te pregunta si quieres mandar el correo igualmente y añade el enlace de descarga de la factura.
Plantillas, para no escribir lo mismo cada vez
En la ventana de envío tienes un desplegable de Plantilla. Eliges una y el asunto y el cuerpo se rellenan solos. Luego puedes editarlos, porque el mensaje que se manda es el que ves.
Las plantillas se crean en Ajustes → Emails, o desde ese mismo desplegable: escribes el nombre y te sale «Crear plantilla». Se guarda en Ajustes y ya la tienes para las siguientes.
Dentro del texto puedes usar estas variables, que se sustituyen al enviar:
{{nombre}}, el nombre del contacto.{{nombre_pila}}, solo el nombre de pila, para que no te salga «Hola, Marta Ortega Ruiz».{{empresa}}, el nombre fiscal o la empresa.{{numero}}, el número de la factura.{{link}}, el enlace de descarga del PDF.
La firma que tengas guardada en Ajustes → Emails se añade al final del correo, la uses con plantilla o sin ella.
Pruébala contigo primero
El icono del matraz envía una prueba a tu propio correo, con el adjunto y todo. Llega con «[PRUEBA]» delante del asunto. Va bien la primera vez que estrenas una plantilla, para ver cómo le llega a la clienta antes de mandársela de verdad.
El punto verde: saber qué has enviado y qué no
Cuando el correo sale, esa factura queda marcada como enviada y aparece un punto verde junto al icono de Gmail en el listado. Pasas el ratón por encima y te dice la fecha.
Si la mandaste por otro sitio (por WhatsApp, o se la pasaste a tu gestoría), tienes el botón del check en la ventana de envío: marcar como enviada sin mandar ningún correo. Así el listado refleja la realidad y de un vistazo ves cuáles tienes pendientes de mandar.
Dónde queda registrado
El correo sale de tu cuenta de Gmail, así que está en tu carpeta de enviados como cualquier otro.
Y en la ficha del contacto, en la pestaña de Comunicaciones, ves toda la conversación con esa persona: lo que le has mandado y lo que te ha contestado, sin salir de Ciertto. Lo tienes ampliado en el histórico de emails de cada cliente.
Y para reclamar una factura que no te pagan
Filtra el listado por Pendientes o por vencidas, y desde ahí mandas el recordatorio con una plantilla tuya de reclamación. Es el mismo botón, con otro texto.
Escríbela una vez, guárdala como plantilla y luego son dos clics. Si además quieres que puedan pagarte con tarjeta desde el propio correo, mira la integración con Stripe.
Nota
El recordatorio de impago automático todavía no está disponible. Aparece en el catálogo de automatizaciones y se irá activando. De momento el envío es manual, aunque con la plantilla hecha te lleva menos de un minuto.