Cancelar un trabajo sin dejar cabos sueltos
Cuando un trabajo se cae a medias, Ciertto te pregunta qué hacer con sus tareas, sus presupuestos y sus facturas, para que deje de contar en tus números.
Te escribe la clienta a mitad de proyecto y te dice que lo deja. Y tú ya le habías mandado el presupuesto, ella lo había aceptado y hasta le habías pasado la primera factura.
Cambiabas el trabajo a "Cancelado" y ahí se acababa la ayuda. Sus tareas seguían saliéndote el lunes en la lista. La factura sin cobrar seguía contando como dinero que esperas. Y en el borrador del trimestre seguía sumando la base imponible de algo que no vas a cobrar.
Ahora, cuando pasas un trabajo a "Cancelado", Ciertto se para y te pregunta.
Qué te pregunta el asistente
Arriba del todo tienes la foto del dinero de ese trabajo: lo presupuestado y lo facturado, y de eso, cuánto está ya cobrado. Debajo, las decisiones:
El motivo y la fecha de cierre, más un campo para escribir qué ha pasado. Dentro de un año agradeces tener esas dos líneas.
Las tareas que quedan sin hacer. Una casilla las cierra todas. Te dice cuántas son y si alguna tenía el cronómetro en marcha.
Cada presupuesto aceptado. Se queda como está o lo anulas.
Cada factura. Se cobra igual, la anulas, o la ajustas tú a mano.
El dinero que ya te ha entrado. Si habías cobrado una señal, un campo para dejar escrito qué pasa con ella.
Los servicios que ese cliente tenía contratados en su ficha, para que dejen de contar como cuota que entra cada mes.
Nada viene marcado de casa
En las decisiones de dinero no hay opción por defecto, a propósito. Una cancelación en la que ya has entregado media web no se parece en nada a una en la que no habías empezado. El botón de confirmar no se activa hasta que has decidido presupuesto por presupuesto y factura por factura.
Qué pasa con una factura anulada
Una factura anulada conserva su número y sigue en tu lista, tachada en gris. Ahí queda el rastro.
Lo que cambia es que deja de contar:
No suma en el mes ni en el acumulado del año.
Sale del pendiente de cobro y de tu previsión de ingresos.
La campana deja de reclamártela como vencida.
No entra en el borrador trimestral del 303 y el 130.
Tu cliente deja de verla en su portal.
Ciertto no emite tus facturas
Anular aquí actualiza tu registro para que los números te cuadren. Si el caso te pide emitir una factura rectificativa, la haces en tu programa de facturación, como siempre. Y si un día quieres deshacerlo, abres la factura y le pones otro estado.
Qué pasa con las tareas que quedaban
Marcar como hecho lo que nunca hiciste te ensucia el histórico y las horas. Por eso una tarea cancelada se retira: deja de salir en tus listas, en la agenda, en el calendario y en el Gantt, deja de avisarte y, si se repetía cada mes, deja de repetirse.
Ojo con esto, que es la parte que conviene tener clara: una tarea cancelada no se puede reabrir desde la app. Si hay algo de ese trabajo que sí quieres conservar vivo, sácalo antes a otro proyecto.
Los motivos son tuyos
La lista empieza con seis motivos ("el cliente se echa atrás", "impago" y alguno más), pero es tuya. Con el botón "Gestionar", justo al lado de la etiqueta Motivo, los renombras, los borras y añades los que uses de verdad.
Se guardan solos y salen ya en la siguiente cancelación. Si tú siempre cancelas por lo mismo, ten ese motivo escrito con tus palabras.
Míralo al cerrar el trimestre
Con el motivo apuntado en cada cancelación, en tres meses tienes el dato delante: si la mitad de tus trabajos caídos son por impago, el problema está en cómo cobras la señal, no en tu suerte.
Si te arrepientes
Un trabajo cancelado se abre con un aviso en rojo arriba: el motivo, la fecha, tu nota y qué pasó con el dinero cobrado. Ahí mismo tienes el botón Reactivar.
Reactivar devuelve el trabajo a Activo y ya está. Las tareas cerradas siguen cerradas y las facturas anuladas siguen anuladas, así que tendrás que rehacer a mano lo que quieras recuperar.
Cancelar y eliminar no son lo mismo
Eliminar un trabajo lo borra con todas sus tareas, y de eso no se vuelve. Cancelar te conserva el histórico, el dinero y lo aprendido. Cuando dudes, cancela.
Sigue por aquí
Gestión de proyectos, para entender los estados.
Filtrar tus proyectos por estado, para encontrar luego los cancelados.