Cadenas de email: haz el seguimiento sin acordarte
Prepara una serie de correos que salen espaciados desde tu dirección y para sola en cuanto la conversación avanza. Ideal para presupuestos que se quedan sin respuesta.
Mandas el presupuesto un martes. El jueves piensas en escribirle. El lunes siguiente ya te da corte, porque ha pasado casi una semana y no sabes cómo retomarlo sin parecer pesada.
Al final no escribes. Y ese presupuesto se queda ahí, sin un sí y sin un no.
Una cadena de email es una serie de correos que preparas una vez y que salen espaciados en el tiempo, desde tu dirección, uno detrás de otro. Los escribes con la cabeza fría un lunes cualquiera y ya no dependen de que te acuerdes.
En qué se diferencia de una automatización normal
La automatización «Email al cambiar de etapa» manda un correo y ahí acaba. La cadena manda varios, con los días de espera que tú decidas entre uno y otro.
Preguntar una vez es fácil. Lo que cierra las cosas es insistir con educación tres semanas después, y eso es justo lo que se deja de hacer cuando vas liada.
Dónde están
En Automatizaciones, pestaña Cadenas de email. Ahí defines los correos y su ritmo. Quién entra en cada cadena lo decides después, con una automatización.
Cómo montas una cadena
Pulsa Nueva cadena y ponle un nombre que reconozcas dentro de un mes («Seguimiento de presupuesto» se entiende mejor que «Cadena 2»). Debajo vas añadiendo los correos, y de cada uno rellenas:
Los días de espera. En el primer correo se cuentan desde que la persona entra en la cadena. En el resto, desde el correo anterior.
El asunto.
El mensaje, con el editor de siempre: negritas, listas y enlaces.
En el asunto y en el mensaje puedes usar las mismas variables que en el resto de Ciertto: {{nombre}}, {{nombre_pila}}, {{empresa}}, {{email}} y {{telefono}}.
Los correos se reordenan con las flechas, así que si al releerlo ves que el segundo va mejor de tercero, lo subes y ya está.
Tu firma va sola
No hace falta que la copies en cada correo. La firma que tienes en Ajustes se añade al final de todos.
Cómo entra alguien en una cadena
Por dos caminos, y los dos se configuran en el catálogo de automatizaciones:
Por etapa. Con la receta «Etapa → cadena de emails». Cuando arrastras un seguimiento a la etapa que hayas elegido, ese contacto empieza a recibir la cadena. Es la que más se usa.
Por formulario. Dentro de tu automatización de formulario tienes una acción más: meter en una cadena a quien lo rellene.
Cuándo deja de recibirlos
Esta es la parte que hace que una cadena sirva y no moleste, así que léela con calma. Un contacto sale de la cadena cuando pasa cualquiera de estas cosas:
Mueves su seguimiento a otra etapa. Si la conversación ha avanzado, los correos de «¿has podido verlo?» sobran.
Se da de baja desde el enlace del correo.
Lo sacas tú, con el botón «Sacar» de la propia cadena.
Borras el contacto.
Aquí me mojo: la primera es la importante y depende de ti. Si tu clienta te contesta y tú dejas su tarjeta en «Propuesta enviada», Ciertto no tiene forma de saber que ya te ha respondido y le seguirá llegando el siguiente correo. Mover la tarjeta cuesta dos segundos y te ahorra el mal rato.
El enlace de baja
Todos los correos de una cadena llevan al final un enlace para darse de baja. Va ahí porque son correos automáticos en serie y la ley pide una vía de salida clara.
Quien se da de baja sale de todas tus cadenas a la vez y no vuelve a entrar en ninguna, aunque más adelante lo muevas a una etapa que dispare otra. Su decisión se respeta en toda la app.
Ver quién está dentro
Cada cadena tiene su ficha con el número de correos, los días que dura en total y un botón de Ver quién está dentro. Ahí te aparece la lista de personas, por qué correo va cada una y qué día le toca el siguiente.
También puedes pausar una cadena. Mientras esté en pausa no sale ningún correo y no entra nadie nuevo, pero no pierdes a los que ya estaban. Va bien en agosto, o cuando quieres reescribir los textos sin prisa.
Empieza por el presupuesto
Si solo vas a montar una cadena, monta la de presupuestos sin respuesta: tres correos a los 3, 8 y 15 días. El primero preguntando si ha podido verlo, el segundo resolviendo la duda que más te suelen plantear (los plazos, casi siempre) y el tercero diciendo que lo das por aparcado y que te escriba si lo retoma. Ese tercero, el de cerrar, es el que más respuestas suele traer.
Lo que necesitas tener listo
Gmail conectado en Ajustes, Integraciones. Los correos salen de tu cuenta, con tu dirección, y te quedan en tu carpeta de enviados. Si no está conectado, no salen. Lo tienes explicado en cómo conectar Gmail con Ciertto.
El email en la ficha del contacto. Sin email, esa persona no entra en la cadena.
Una sola vez por cadena
Nadie puede estar dos veces en la misma cadena a la vez. Si un contacto vuelve a pasar por la etapa que la dispara mientras todavía la está recibiendo, no se le duplica.
Sigue por aquí
Todas las automatizaciones de Ciertto, para ver qué más se puede encender.
Seguimientos, que son las etapas que disparan las cadenas.
Crear formularios y conectarlos al CRM, el otro camino de entrada.