Registrar y categorizar tus gastos

El sobre de los tickets. La carpeta del escritorio con las facturas de proveedores. Y en marzo, la gestoría pidiéndote lo del trimestre pasado mientras tú intentas acordarte de qué era aquel cargo de 39 euros.

Registrar un gasto en el momento cuesta menos de un minuto, y en Ciertto además puedes escanear el ticket y que se rellene solo.

Los cuatro tipos

Esto es lo que más se agradece, porque separa cosas que no son lo mismo aunque todas sean dinero que sale:

• Gasto regular. Lo de siempre: proveedores, software, material, desplazamientos. Es deducible.

• Cuota de autónomos. El RETA. Te pone solo el proveedor y la categoría, y también es deducible.

• Pago fiscal. Lo que le pagas a Hacienda, con su modelo y su trimestre. Sale de tu cuenta, pero no es un gasto deducible.

• Retribución personal. Tu sueldo, lo que te pasas a tu cuenta personal. Tampoco es deducible.

Meter estos dos últimos como gastos normales es el error clásico, y es el que hace que tu contabilidad diga que ganas mucho menos de lo que ganas.

Qué guarda cada gasto

Proveedor, NIF, número de factura o ticket, fecha, concepto, importe total, la cuota de IVA y la retención si la lleva, su categoría y el archivo del recibo. Puedes vincularlo además con un contacto de tu CRM.

De ahí salen luego tus números y el borrador del trimestre, así que cuanto mejor esté puesto el IVA, menos sorpresas.

Las suscripciones

Un gasto puede marcarse como suscripción, con su frecuencia: mensual, trimestral, semestral, anual o bianual. Los que marques se agrupan en su propia pestaña.

Esa pantalla es la que conviene mirar dos veces al año. Ahí es donde aparece el software que pagas desde hace catorce meses y no abres desde el segundo.

Sigue por aquí

• Cómo escanear gastos con IA, para no teclearlos.

• Analítica financiera, lo que ves cuando están todos dentro.

• Borrador trimestral de impuestos.

• Integración con Google Drive, si quieres los recibos también guardados fuera.